Quyết đoán trong công việc hằng ngày không nằm ở những quyết định lớn, mà ở ba thói quen nhỏ lặp lại mỗi ngày: nói rõ (câu trả lời có mốc giờ, có con số), chốt việc (mỗi cuộc bàn kết thúc bằng ai làm gì, khi nào) và nhận phần (nói "việc này em nhận" hoặc "em không nhận được" ngay từ đầu, rồi báo sớm nếu trễ). Người làm đều ba việc này được đồng nghiệp coi là đáng tin, dù chức vụ của họ là gì.
Vì sao việc thường ngày cần quyết đoán
Phần lớn thời gian làm việc của một người không dành cho những lựa chọn lớn. Nó dành cho hàng chục câu hỏi nhỏ: gửi bản này hay sửa thêm, trả lời khách ngay hay hỏi lại chị phụ trách, nhận thêm việc hay không. Mỗi câu hỏi nhỏ để treo một chút thì không sao. Hai mươi câu hỏi nhỏ cùng treo thì cả nhóm chậm lại.
Bài này viết cho người làm việc trong nhóm: nhân viên văn phòng, người bán hàng, thợ trong xưởng nhỏ, sinh viên làm bài nhóm, người làm tự do nhận việc từ khách. Chuyện quản lý cấp trên ra quyết định cho cả tổ chức là một chủ đề khác, không bàn ở đây.
Nói rõ: thay câu mơ hồ bằng câu có mốc
Thói quen dễ đổi nhất và có tác dụng nhanh nhất là cách trả lời. Rất nhiều câu nói hằng ngày nghe có vẻ đã trả lời, nhưng thật ra để người kia không biết phải làm gì tiếp.
| Câu mơ hồ | Câu rõ | Thêm được gì |
|---|---|---|
| "Để em xem." | "Em xem và báo anh trước 3 giờ chiều nay." | Mốc giờ |
| "Chắc là được." | "Được, nhưng phần bảng số liệu em cần thêm một ngày." | Phạm vi chính xác |
| "Cố gắng tuần này xong." | "Thứ Năm em gửi bản nháp, thứ Sáu bản cuối." | Hai mốc kiểm được |
| "Gì cũng được ạ." | "Em nghiêng về phương án hai vì đỡ đi lại cho khách." | Một ý kiến có lý do |
| "Em đang làm." | "Em xong khoảng bảy phần, còn phần đối chiếu hoá đơn." | Tiến độ thật |
| "Để em hỏi thêm." | "Em hỏi chị Lan về giá, chiều mai có câu trả lời." | Hỏi ai, khi nào |
Cột giữa không đòi hỏi mình biết nhiều hơn. Nó chỉ đòi hỏi mình quyết một điều nhỏ ngay lúc trả lời: khi nào sẽ có câu trả lời thật. Đây là phiên bản thu nhỏ của quyết đoán: chưa chốt được việc lớn thì chốt được mốc.
Khi chưa chắc, nói mức chắc
Nhiều người né câu rõ vì sợ hứa rồi không làm được. Cách xử lý là nói kèm mức chắc chắn: "Gần như chắc chắn thứ Năm xong. Nếu nhà cung cấp gửi hàng trễ thì sang thứ Sáu, em sẽ báo từ sáng thứ Tư." Người nghe không cần mình hứa tuyệt đối; họ cần biết nên chuẩn bị theo kịch bản nào.
Chốt việc: ai, làm gì, khi nào
Có một kiểu cuộc họp ai cũng từng gặp: bàn rất sôi nổi suốt một tiếng, ai cũng thấy đã hiểu nhau, rồi về chỗ không ai làm gì, vì không ai nói ra ai sẽ làm. Một tuần sau, cả nhóm họp lại đúng chuyện cũ.
Cách chặn rất đơn giản: trước khi tan, một người nói lại các việc theo ba chữ.
- Ai: một tên người, không phải "bên mình", "mọi người", "team".
- Làm gì: một việc có thể biết là xong hay chưa ("gửi báo giá cho khách"), không phải "tìm hiểu thêm".
- Khi nào: một ngày, một giờ, không phải "sớm", "khi rảnh".
Người nói câu chốt không nhất thiết là người cao nhất trong phòng. Ai cũng có thể nói: "Để em tóm lại cho chắc: anh Tuấn gửi báo giá trước thứ Tư, em sửa hợp đồng trước thứ Năm, chị Mai gọi khách xác nhận ngày giao." Người làm việc này đều đặn thường được nhóm nhớ tới như người "làm việc gọn", dù họ không phải trưởng nhóm.
Tin nhắn chốt sau cuộc gọi
Với cuộc gọi hay cuộc nói chuyện ngoài hành lang, nên nhắn lại một tin ngắn ngay sau đó. Một mẫu dùng được cho hầu hết tình huống:
"Em tóm lại cuộc gọi lúc nãy: (1) Chốt giao 200 hộp vào sáng thứ Bảy. (2) Anh gửi địa chỉ kho trước tối nay. (3) Em gửi hoá đơn sau khi giao. Có gì chưa đúng anh nhắn em nhé."
Tin nhắn này mất một phút. Nó biến một cuộc nói chuyện thành một quyết định có ghi lại, và cho người kia cơ hội sửa nếu hai bên hiểu khác nhau. Đặt điều đã chốt ở dòng đầu tiên của tin nhắn hay thư, đừng để người đọc phải lục giữa đoạn văn.
Nhận phần: nhận rõ, từ chối rõ, báo trễ trước hạn
Phần thứ ba của quyết đoán là trách nhiệm. Trong công việc, nó lộ ra ở ba khoảnh khắc.
Lúc được giao việc
Câu "em nhận" và câu "em không nhận được" đều là câu quyết đoán. Câu không quyết đoán là cái gật đầu ậm ừ rồi để việc đó nằm cuối danh sách. Nếu không làm nổi, nói ngay, kèm lý do và một gợi ý: "Tuần này em đang làm hai báo cáo hạn thứ Sáu. Việc này em nhận được từ thứ Hai, hoặc anh nhờ bạn Hà nếu cần gấp."
Lúc thấy sắp trễ
Quy tắc dễ nhớ: báo trễ trước hạn, không báo sau hạn. Báo trước hạn hai ngày, người kia còn xoay được. Báo sau hạn, họ chỉ còn bực. Phần lớn sự mất lòng trong công việc không đến từ việc trễ, mà từ việc biết sẽ trễ mà im lặng.
Lúc có sai sót
Khi một việc mình làm bị lỗi, câu đầu tiên quyết định người khác nhìn mình thế nào. "Phần này em làm sai, em sửa và gửi lại trước trưa" mạnh hơn nhiều so với một đoạn giải thích hoàn cảnh. Giải thích vẫn cần, nhưng đứng sau câu nhận và câu sửa.
Biết việc nào mình được tự quyết
Quyết đoán trong công việc không có nghĩa là việc gì cũng tự quyết. Một nhân viên mới tự ý đổi giá cho khách không phải là dứt khoát, mà là vượt phần. Ngược lại, việc gì cũng chạy đi hỏi thì cấp trên và đồng nghiệp sẽ thấy mệt.
Cách làm rõ nhất là hỏi một lần về phạm vi, thay vì hỏi từng việc: "Đổi lịch giao hàng trong vòng một ngày thì em tự xử lý rồi báo lại, còn đổi giá thì em hỏi chị trước, như vậy được không?" Hỏi một lần, rồi làm đúng phạm vi đó.
Với những việc phải hỏi, có một cách hỏi vừa tôn trọng người có quyền quyết, vừa không để việc treo: hỏi kèm đề xuất và mốc.
"Khách muốn đổi sang loại hộp lớn hơn. Em đề xuất đồng ý vì kho còn đủ hàng. Nếu đến 4 giờ chiều chị chưa có ý kiến khác, em xác nhận với khách theo hướng này."
Câu này đẩy phần nghĩ về phía mình. Người được hỏi chỉ cần đọc, đồng ý hoặc bác. Cách hỏi này chỉ dùng cho việc có hệ quả vừa phải và sửa được; việc lớn, khó sửa thì phải chờ câu trả lời rõ.
Ba tình huống thường gặp
Quầy hàng ở chợ
Chị Hoa bán rau ở một chợ trong phường thuộc TP. Hồ Chí Minh. Một mối quen nhắn hỏi có lấy được 30 ký rau muống mỗi sáng trong tuần sau không. Thay vì "để chị coi", chị trả lời: "Thứ Hai đến thứ Tư chị lấy được 30 ký. Thứ Năm, thứ Sáu nhà vườn đi giao xa, chị chỉ chắc 20. Tối Chủ nhật chị nhắn lại số chính xác." Mối hàng biết ngay phải tìm thêm chỗ nào cho hai ngày cuối.
Bài tập nhóm ở trường
Nhóm năm sinh viên họp trực tuyến, bàn một tiếng về dàn ý. Gần hết giờ, một bạn nói: "Mình tóm lại nhé. Lan viết phần mở đầu, Minh làm bảng số liệu, mình làm phần kết luận, hạn tối thứ Năm. Phương và Khoa ghép slide sáng thứ Sáu." Năm phút sau bạn gửi đúng đoạn đó vào nhóm chat. Không ai phải hỏi lại "ơ thế ai làm phần nào".
Một ca làm ở bếp nhà hàng
Đầu ca, bạn phụ bếp thấy chỉ còn đủ cá cho khoảng mười suất của món cá kho. Bạn báo ngay với bếp trưởng, kèm đề xuất: "Còn cá cho khoảng mười suất. Em đề xuất báo phục vụ là món này giới hạn, hết thì gợi ý món thay." Một câu báo sớm cứu được nhiều lời xin lỗi khách lúc tám giờ tối.
Góc nhìn hôm nay: thử một tuần
Không cần đổi hết một lúc. Thử theo thứ tự này trong năm ngày làm việc:
- Ngày 1–2: mỗi lần định nói "để em xem", thêm một mốc giờ vào cuối câu.
- Ngày 3: cuối mỗi cuộc họp hay cuộc gọi có việc, nói lại theo ba chữ ai – làm gì – khi nào, rồi nhắn lại.
- Ngày 4: xem lại danh sách việc, có việc nào mình đã ậm ừ nhận mà không làm nổi không. Nếu có, báo ngay hôm nay.
- Ngày 5: chọn một loại việc mình hay phải hỏi, xin cấp trên hoặc người phụ trách một phạm vi tự quyết rõ ràng.
Cuối tuần, tự hỏi một câu: tuần này có ai phải nhắn hỏi lại mình "thế bao giờ xong" không? Số lần câu đó xuất hiện giảm đi là dấu hiệu rõ nhất rằng mình đang làm việc dứt khoát hơn.
Câu hỏi thường gặp
Thế nào là quyết đoán trong công việc?
Là trả lời rõ có mốc giờ, kết thúc mỗi cuộc bàn bằng việc ai làm gì khi nào, và nhận phần trách nhiệm của mình: nhận việc rõ, từ chối rõ, báo sớm khi trễ. Nó thể hiện qua những việc nhỏ hằng ngày nhiều hơn qua các quyết định lớn.
Nhân viên có nên tự quyết mà không hỏi cấp trên?
Chỉ trong phạm vi đã được thống nhất. Cách tốt là hỏi một lần về những loại việc mình được tự xử lý, rồi làm đúng phạm vi đó. Với việc ngoài phạm vi, hỏi kèm đề xuất cụ thể và mốc thời gian để việc không bị treo.
Làm sao để cuộc họp không kết thúc mà chẳng chốt được gì?
Trước khi tan, một người nói lại các việc theo ba chữ: ai, làm gì, khi nào, mỗi việc gắn một tên người và một mốc cụ thể. Sau đó gửi đúng đoạn tóm tắt đó bằng tin nhắn để mọi người kiểm tra và giữ làm bản ghi.
Biết mình sẽ trễ hạn thì nên làm gì?
Báo ngay khi biết, trước hạn chứ không đợi tới hạn. Nói rõ phần nào xong, phần nào trễ, trễ tới khi nào và có cách nào bù. Người nhận còn thời gian xoay xở nên thường thông cảm hơn nhiều so với khi bị báo sau hạn.
Từ chối việc được giao có bị coi là thiếu tinh thần không?
Từ chối rõ kèm lý do và gợi ý thường được đánh giá cao hơn nhận ậm ừ rồi làm dở. Hãy nói mình đang có việc gì, khi nào nhận được, hoặc ai có thể làm thay nếu cần gấp.
