Hạn chót thật là mốc mà qua đó hệ quả thay đổi rõ ràng và không do ai tuỳ ý dời; hạn chót bị giục là cảm giác gấp do người khác tạo ra, còn nếu trễ thì chuyện thường vẫn ổn. Cách phân biệt nhanh nhất là hỏi: "Nếu trễ một ngày thì cụ thể mất gì, và ai quyết định cái mất đó?" Trả lời được rõ ràng thì là hạn thật; trả lời ấp úng thì nhiều khả năng mình đang bị ép.
Phân biệt được hai loại này giúp ta dồn sức đúng chỗ, và dám xin thêm thời gian cho những quyết định đáng được nghĩ kỹ.
Ba loại "gấp" thường gặp
| Loại | Ví dụ | Nếu trễ thì sao |
|---|---|---|
| Hạn chót thật, cứng | Hạn nộp hồ sơ xét tuyển, giờ chuyến xe khởi hành, hạn đóng học phí theo thông báo của trường | Mất cơ hội hoặc chịu hệ quả rõ ràng, không thương lượng được |
| Hạn chót mềm | Hạn nộp bản nháp cho trưởng nhóm, hẹn gửi báo giá cho khách quen | Có thể dời nếu báo sớm, có thể ảnh hưởng uy tín nếu trễ không báo |
| Gấp do bị giục | "Anh cần ngay", "chốt luôn đi kẻo hết", tin nhắn dồn dập ngoài giờ | Thường không có hệ quả cụ thể nào, chỉ là người kia sốt ruột |
Ranh giới giữa các loại không cố định. Một lời giục có thể đi kèm một hạn thật mà người giục chưa nói ra. Vì vậy, việc cần làm không phải là gạt đi mọi lời giục, mà là hỏi để biết.
Vì sao cái "gấp" dễ lấn át cái "quan trọng"
Năm 2018, Meng Zhu, Yang Yang và Christopher Hsee công bố trên Journal of Consumer Research một loạt thí nghiệm về cái họ gọi là "hiệu ứng gấp đơn thuần". Họ cho người tham gia chọn giữa các việc, trong đó có việc mang lại phần thưởng lớn hơn nhưng không có hạn gấp, và việc có phần thưởng nhỏ hơn nhưng phải làm trong thời gian ngắn. Kết quả: nhiều người chọn việc gấp dù nó kém lợi hơn, ngay cả khi thông tin về phần thưởng được đặt ngay trước mắt.
Nói cách khác, chỉ riêng cảm giác "phải làm ngay" đã đủ kéo sự chú ý, bất kể việc đó có đáng hay không. Đó là lý do một hộp thư đầy tin "gấp" có thể nuốt trọn một ngày mà cuối ngày việc quan trọng nhất vẫn nằm im. Cách phân loại việc theo hai trục gấp – quan trọng, hay được gọi là ma trận Eisenhower, sinh ra chính để chống lại xu hướng này.
Năm câu hỏi để kiểm một hạn chót
- Ai đặt ra hạn này? Một quy định, một lịch trình cố định, hay một người?
- Vì sao lại là mốc đó? Có lý do cụ thể ("thứ năm in tài liệu") hay chỉ là "càng sớm càng tốt"?
- Trễ một ngày thì mất gì? Mất cụ thể cái gì, không phải "sẽ không hay".
- Có ai khác đang chờ phần của mình không? Nếu có, việc trễ ảnh hưởng dây chuyền.
- Nếu quyết sai vì vội thì sửa được không? Việc khó sửa đáng được thêm thời gian.
Năm câu này không cần hỏi thành tiếng hết. Nhiều khi chỉ cần câu số ba là đủ thấy mình đang bị ép hay đang thật sự trễ.
Những kiểu bị giục quen thuộc
"Chốt luôn đi, không là hết"
Bạn bè rủ đặt phòng đi chơi, người bán nói còn đúng một cái, chủ nhà trọ bảo có người khác đang hỏi. Đôi khi đó là sự thật. Nhưng câu này cũng là cách quen thuộc để đẩy người ta chọn trước khi kịp so sánh. Phép thử đơn giản: hỏi "nếu mình trả lời trong tối nay thì có được không?". Phản ứng của người kia sẽ cho biết nhiều điều. Các chiêu tạo khan hiếm, đếm ngược trong bán hàng hay lừa đảo là một đề tài riêng; ở đây chỉ cần nhớ: cảm giác hết hàng không phải là lý do để bỏ qua bước cân nhắc của mình.
"Anh cần ngay"
Trong công việc, nhiều yêu cầu "cần ngay" thực ra là "cần trước cuộc họp chiều mai". Thay vì cắt ngang việc đang làm, hỏi lại: "Anh cần trước mấy giờ ạ?". Câu hỏi này lịch sự, không ai phật ý, và thường giúp bạn có thêm vài giờ.
Tin nhắn dồn dập ngoài giờ
Năm tin nhắn liên tiếp lúc mười giờ tối tạo cảm giác khẩn cấp, dù nội dung có thể chờ đến sáng. Nếu việc thật sự gấp, người ta thường gọi điện. Một quy ước riêng — chẳng hạn chỉ trả lời việc gấp sau giờ làm khi có cuộc gọi — giúp bạn khỏi phải quyết mỗi tối.
Khi hạn chót là thật: đừng đấu với nó
Mặt kia của câu chuyện là những hạn thật mà ta lại coi như hạn mềm. Học sinh để đến ngày cuối mới đăng ký nguyện vọng rồi gặp lỗi hệ thống. Người đi làm đợi sát giờ chuyến xe mới ra bến. Với hạn thật, cách quyết đoán là tự kéo hạn của mình lên sớm hơn — đặt một mốc riêng trước hạn chính thức một hai ngày — để còn chỗ cho trục trặc.
Có một nhận xét nổi tiếng của nhà sử học người Anh C. Northcote Parkinson, viết trên tạp chí The Economist năm 1955, mà ngày nay thường gọi là định luật Parkinson: công việc nở ra cho vừa với thời gian dành cho nó. Đây là một bài châm biếm về bộ máy hành chính chứ không phải kết quả thí nghiệm, nhưng ai từng có ba tuần cho một việc chỉ cần ba ngày đều hiểu ý ông.
Xin thêm thời gian mà không mất lòng
Với hạn mềm và hạn bị giục, xin thêm thời gian là quyền chính đáng. Cách xin tốt có ba phần:
- Báo sớm, không đợi sát hạn.
- Nói lý do ngắn gọn, liên quan đến chất lượng: "Em muốn kiểm lại số liệu trước khi gửi."
- Đưa ra mốc mới cụ thể: "Em gửi trước 10 giờ sáng thứ sáu được không ạ?"
Một mốc cụ thể làm người kia yên tâm hơn nhiều so với câu "em cần thêm chút thời gian". Và khi đã hứa mốc mới, giữ đúng nó là cách tốt nhất để lần sau xin thêm vẫn dễ.
Thử trong tuần này
Mỗi lần nhận một yêu cầu kèm chữ "gấp", ghi nhanh vào sổ: ai giục, hạn thật là khi nào (sau khi hỏi lại), trễ thì mất gì. Cuối tuần đếm xem trong số đó có bao nhiêu việc là hạn thật. Không ít người ngạc nhiên vì số việc gấp thật ít hơn mình tưởng, và từ đó bớt hẳn cảm giác lúc nào cũng bị đuổi.
Câu hỏi thường gặp
Làm sao phân biệt việc gấp thật và việc bị ép gấp?
Hỏi "nếu trễ một ngày thì cụ thể mất gì, và ai quyết định cái mất đó". Hạn thật có hệ quả rõ ràng và không ai tuỳ ý dời được; việc bị ép gấp thường chỉ có sự sốt ruột của người giục mà không có hệ quả cụ thể.
Hiệu ứng gấp đơn thuần (mere urgency effect) là gì?
Đây là xu hướng chọn làm việc có hạn gấp dù nó kém lợi hơn việc không gấp, được Meng Zhu, Yang Yang và Christopher Hsee mô tả năm 2018. Chỉ riêng cảm giác phải làm ngay đã đủ kéo sự chú ý khỏi việc quan trọng hơn.
Định luật Parkinson là gì?
Đó là nhận xét châm biếm của C. Northcote Parkinson trên tạp chí The Economist năm 1955: công việc nở ra cho vừa với thời gian dành cho nó. Đây là một bài viết bình luận chứ không phải kết quả nghiên cứu thực nghiệm.
Xin dời hạn chót thế nào cho khéo?
Báo sớm, nêu lý do ngắn gọn liên quan đến chất lượng và đưa ra một mốc mới cụ thể. Sau đó giữ đúng mốc đã hứa để giữ uy tín cho những lần sau.
Bị giục "chốt luôn kẻo hết" thì nên làm gì?
Hỏi lại xem nếu trả lời trong tối nay hoặc ngày mai thì có được không, và dùng khoảng thời gian đó để so sánh. Cảm giác sắp hết không phải là lý do bỏ qua bước cân nhắc, nhất là với những quyết định khó sửa.
