Quyết đoán mà vẫn lắng nghe nghĩa là tách rõ hai bước: hỏi ý trước, chốt sau, và nói rõ cho người được hỏi biết ai sẽ là người chốt. Lắng nghe không làm mất sự dứt khoát; điều làm mất là hỏi ý mà không có hạn, hoặc hỏi xong rồi biến cuộc hỏi thành cuộc bỏ phiếu. Người làm tốt việc này hỏi đúng người, hỏi đúng câu, rồi chốt và báo lại họ đã cân nhắc ý kiến ra sao.
Lắng nghe không đối lập với dứt khoát
Nhiều người nghĩ có hai kiểu: người quyết đoán thì ít nghe, người biết nghe thì khó quyết. Hình dung này đến từ việc nhìn những người độc đoán (quyết mà không nghe) và những người ba phải (nghe mà không quyết). Nhưng hai thứ này nằm ở hai giai đoạn khác nhau của một quyết định, nên hoàn toàn đi cùng nhau được.
Hãy nghĩ tới một người thợ may giỏi. Họ hỏi khách rất kỹ: mặc dịp gì, thích ôm hay rộng, có hay giơ tay cao không. Nhưng khi cầm kéo cắt vải, họ không hỏi nữa. Hỏi xong rồi cắt dứt khoát, đó là cả nghề.
Nói trước: ai sẽ là người chốt
Nguồn gốc của rất nhiều bực bội là người được hỏi không biết mình đang được hỏi ý hay đang được mời cùng quyết. Họ góp ý hăng hái, rồi thấy quyết định cuối cùng khác ý mình, và cảm thấy bị "hỏi cho có".
Từ đầu thập niên 1970, Victor Vroom và Philip Yetton đã phân biệt các mức tham gia khi một người phải ra quyết định có ảnh hưởng tới người khác: tự quyết dựa trên thông tin mình có, hỏi ý từng người rồi tự quyết, bàn chung rồi tự quyết, hoặc để cả nhóm cùng quyết. Mô hình của họ dùng nhiều trong quản trị, nhưng ý cốt lõi áp được cho đời thường: mỗi mức đều hợp lý trong hoàn cảnh nào đó, miễn là người tham gia biết mình đang ở mức nào.
| Mức | Câu mở đầu nên dùng | Hợp khi |
|---|---|---|
| Tự quyết, chỉ báo lại | "Mình đã chọn A, báo để mọi người biết." | Việc nhỏ, thuộc hẳn phần mình, cần nhanh |
| Hỏi ý rồi tự quyết | "Mình sẽ chốt tối nay, muốn nghe ý bạn trước." | Mình chịu trách nhiệm chính nhưng người khác có thông tin mình thiếu |
| Bàn chung rồi một người chốt | "Mình bàn mười lăm phút, sau đó mình chốt." | Nhiều người bị ảnh hưởng, cần nghe nhau |
| Cả nhóm cùng quyết | "Mình quyết chung, chưa thống nhất thì chưa làm." | Việc chung thật sự, ai cũng phải cam kết như nhau |
Danh mục quyết định trong nhóm của wiki bàn kỹ mức thứ ba và thứ tư. Bài này tập trung vào mức thứ hai, kiểu hay gặp nhất trong đời sống cá nhân: mình là người quyết, nhưng muốn nghe người khác trước.
Hỏi ai
Không cần hỏi nhiều người. Ba đến năm người chọn đúng thường có ích hơn hai mươi người chọn ngẫu nhiên. Một cách chọn đơn giản là hỏi đủ ba loại:
- Người sẽ chịu ảnh hưởng nhiều nhất. Họ biết những cái giá mà mình nhìn từ ngoài không thấy.
- Người từng làm việc tương tự. Anh chị khoá trên từng chọn đề tài, người hàng xóm từng sửa nhà, người bạn từng chuyển việc.
- Người hay nghĩ khác mình. Nếu ai mình hỏi cũng đồng ý ngay, có thể mình chỉ đang hỏi những người giống mình.
Hỏi câu gì
Câu hỏi quyết định chất lượng câu trả lời. "Bạn thấy được không?" thường chỉ nhận được "được đấy". Những câu dưới đây mở ra nhiều thông tin hơn.
- "Nếu là bạn, bạn lo nhất điều gì ở phương án này?" Câu này mời người kia nói điều khó nói.
- "Có thông tin nào mình đang thiếu không?" Hỏi dữ kiện, không hỏi cảm tưởng.
- "Có phương án nào mình chưa nghĩ tới không?" Nhiều khi người ngoài thấy ngay một lựa chọn thứ ba.
- "Bạn sẽ thấy dấu hiệu gì nếu mình chọn sai?" Câu trả lời trở thành tín hiệu để theo dõi sau khi chốt.
Tránh những câu dẫn dắt như "Mình định chọn A, A ổn mà nhỉ?". Câu như vậy chỉ thu về lời đồng ý.
Năm lỗi hay gặp khi hỏi ý
Hỏi sau khi đã chốt trong lòng
Hỏi để được xác nhận chứ không để nghe. Người được hỏi thường cảm nhận được điều này và lần sau sẽ góp ý qua loa.
Đếm phiếu
Hỏi năm người, ba người nói A, thế là chọn A. Nhưng có thể hai người nói B lại là người duy nhất hiểu rõ việc này. Hỏi ý là để thu lý do, không phải thu phiếu.
Hỏi không có hạn
"Ai có ý kiến gì cứ góp nhé" mà không nói góp đến khi nào. Việc hỏi kéo dài, mỗi ngày lại có một ý mới, và quyết định trôi mãi.
Hỏi quá nhiều người
Càng nhiều ý, càng nhiều mâu thuẫn, càng khó chốt. Hỏi thêm người chỉ có ích khi người đó mang lại một góc nhìn mình chưa có.
Không báo lại
Đây là lỗi phổ biến và gây mất lòng nhất. Người góp ý không biết ý mình có được xét không. Lần sau, họ sẽ không góp nữa.
Bước khép vòng: báo lại sau khi chốt
Sau khi quyết, nhắn hoặc nói với từng người đã góp ý một câu ngắn theo mẫu: "Mình chọn [gì]. Ý của bạn về [điểm nào] giúp mình [thay đổi gì / cân nhắc gì]. Mình vẫn chọn như vậy vì [lý do]."
Câu này có ba tác dụng. Người góp ý biết họ được nghe thật. Họ hiểu lý do nếu quyết định khác ý họ. Và lần sau họ sẵn lòng góp ý thật hơn. Nhiều người khó chịu không phải vì quyết định khác ý mình, mà vì không ai cho họ biết ý mình đi đâu.
Hai tình huống
Chị chủ tiệm bánh nhỏ ở Huế thêm món mới
Chị định thêm một loại bánh vào thực đơn mùa mưa. Chị hỏi ba người: em thợ làm bánh (người chịu ảnh hưởng: có kịp làm không), một khách quen hay mua buổi sáng (người dùng), và chị bạn bán bánh ở phố khác (người từng làm). Chị hỏi: "Món này khó ở chỗ nào?", "Sáng mưa khách cần gì?". Chị hẹn tối Chủ nhật chốt. Tối Chủ nhật chị chọn món bánh nóng dễ làm hơn món chị thích ban đầu, vì em thợ nói món kia phải dậy sớm thêm một tiếng. Chị nhắn lại cho cả ba, cảm ơn và nói rõ vì sao.
Một bạn sinh viên chọn đề tài khoá luận
Bạn hỏi thầy hướng dẫn, một chị khoá trên và một bạn cùng lớp hay phản biện. Bạn đặt hạn cho mình: chiều thứ Sáu nộp đăng ký. Chị khoá trên nói đề tài thứ nhất khó xin số liệu; bạn cùng lớp chỉ ra đề tài thứ hai đã có ba khoá luận gần giống. Bạn chọn đề tài thứ ba, thu hẹp lại theo gợi ý của thầy, và báo cho cả ba người.
Góc nhìn hôm nay
Lần tới khi có một việc cần quyết mà muốn nghe ý người khác, hãy làm đủ bốn bước: nói rõ mình là người chốt và chốt lúc nào, chọn ba người thuộc ba loại, hỏi một trong bốn câu ở trên, và khép vòng bằng một tin nhắn sau khi chốt. Bước cuối là bước hay bị bỏ nhất, và cũng là bước làm người khác tin rằng bạn vừa quyết đoán vừa biết nghe.
Câu hỏi thường gặp
Quyết đoán có cần lắng nghe không?
Cần. Lắng nghe giúp có thêm dữ kiện trước khi chốt, và giúp người liên quan hiểu, chấp nhận quyết định. Quyết đoán chỉ yêu cầu việc nghe có hạn và có một người chốt rõ ràng.
Hỏi ý người khác có làm mình bị coi là thiếu quyết đoán không?
Không, nếu bạn nói rõ mình sẽ chốt và chốt lúc nào. Điều làm người khác thấy thiếu quyết đoán là hỏi mãi không có hạn, hoặc đổi theo ý người nói sau cùng.
Nên hỏi ý bao nhiêu người trước khi quyết định?
Thường ba đến năm người là đủ: người chịu ảnh hưởng nhiều nhất, người từng làm việc tương tự và người hay nghĩ khác mình. Hỏi thêm chỉ có ích khi người đó mang lại góc nhìn mới.
Hỏi ý xong mà mọi người không đồng ý thì sao?
Hỏi ý là để thu lý do, không phải thu phiếu. Hãy cân nhắc từng lý do; nếu vẫn chọn khác ý họ, hãy báo lại và nói rõ vì sao. Người ta thường chấp nhận quyết định khác ý mình khi biết ý mình đã được xét.
Khép vòng sau khi quyết định là gì?
Là báo lại cho những người đã góp ý biết mình chọn gì, ý của họ đã ảnh hưởng ra sao và lý do cuối cùng. Bước này giữ lòng tin để lần sau họ sẵn sàng góp ý thật.
