So sánh các khung ra quyết định: việc nào dùng khung nào cho đúng

Mỗi khung ra quyết định chữa một chỗ vướng khác nhau, nên chọn khung là chọn theo chỗ mình đang kẹt: thiếu phương án thì dùng WRAP, thiếu thông tin thì hỏi "điều gì phải đúng", cảm xúc trước mắt quá to thì dùng 10/10/10, giằng co giữa hai điều tốt thì quyết theo giá trị, tình huống đổi liên tục thì chạy vòng OODA, còn việc hay lỡ hay hay sa đà thì quyết sẵn bằng kế hoạch "nếu… thì…" và điểm dừng. Không khung nào dùng cho mọi việc, và phần lớn việc nhỏ chẳng cần khung nào.

Bảy khung trong một bảng

Danh mục này đã có bài riêng cho từng khung. Bảng dưới đặt chúng cạnh nhau để thấy chúng khác nhau ở đâu.

Nhìn cột đầu tiên có thể thấy: các khung không cạnh tranh nhau. Chúng giống bộ dụng cụ trong hộp đồ nghề — tua vít không tốt hơn cờ lê, chỉ hợp với con ốc khác.

Ba câu hỏi để chọn khung trong ba mươi giây

Trước khi lôi ra bất kỳ khung nào, hỏi mình ba câu theo thứ tự.

Câu một: mình có bao nhiêu thời gian?

• Vài giây: không khung nào kịp. Thứ cứu mình là quy tắc đã định sẵn từ trước (một kế hoạch "nếu… thì…" đã viết, một phản xạ đã luyện). Danh mục về áp lực thời gian bàn kỹ phần này.
• Vài phút: 10/10/10, hoặc một câu trong WRAP ("còn cách nào khác không?").
• Vài giờ tới vài ngày: đủ để dùng "điều gì phải đúng", quyết theo giá trị, hoặc trọn bộ WRAP.

Câu hai: việc đang diễn ra hay sắp xảy ra?

Việc đang diễn ra và đổi liên tục — một buổi bán hàng, một trận đấu, một tuần ôn thi — hợp với vòng OODA, vì cái cần không phải một lựa chọn đúng mà là nhiều lần sửa kịp. Việc sắp xảy ra hợp với các khung quyết sẵn: kế hoạch "nếu… thì…" cho những khoảnh khắc lặp lại, điểm dừng cho những việc dài. Còn quyết định một lần, chọn xong là thôi, hợp với WRAP, 10/10/10, "điều gì phải đúng" và giá trị.

Câu ba: mình đang kẹt ở đâu?

Đây là câu quan trọng nhất, và cần trả lời thật thà.

• "Mình chỉ thấy hai đường, mà đường nào cũng dở" → thiếu phương án → bước W của WRAP.
• "Mình không biết điều này có đúng không" → thiếu dữ kiện → "điều gì phải đúng".
• "Mình biết nên làm gì nhưng ngại" → cảm xúc trước mắt → 10/10/10.
• "Cả hai đều tốt, mình không biết đặt cái nào lên trước" → xung đột giá trị → quyết theo giá trị.
• "Mình đã quyết rồi mà lần nào tới lúc cũng không làm" → khoảng trống giữa ý định và hành động → kế hoạch "nếu… thì…".
• "Mình đang làm mà không biết khi nào nên thôi" → quán tính → điểm dừng định sẵn.

Một tuần, nhiều khung: ví dụ một quầy bánh mì

Các khung hay được dùng nối nhau hơn là dùng riêng. Lấy ví dụ chị Lan, mới mở một quầy bánh mì buổi sáng trước cổng một khu công nghiệp ở Hải Phòng.

• Trước khi mở quầy, chị phân vân giữa thuê chỗ trước cổng khu công nghiệp hay trước cổng một trường cấp ba. Chỗ vướng là dữ kiện: chị không biết công nhân có kịp dừng mua không. Chị dùng "điều gì phải đúng", đánh dấu điều kiện "công nhân có năm phút dừng xe trước giờ vào ca" là đáng ngờ nhất, rồi ra đứng xem hai buổi sáng. Thấy dòng người dừng mua đồ ăn ở các xe đẩy gần đó, chị chọn khu công nghiệp.
• Lúc bắt đầu, chị đặt điểm dừng: "Bán thử hai tháng. Nếu tới lúc đó mỗi sáng chưa bán quá tám mươi ổ, mình xem lại chỗ đứng."
• Mỗi ngày, chị chạy vòng OODA một buổi: ghi số bán, số thừa, số khách hỏi rồi bỏ đi. Thấy khách bỏ đi vì phải chờ, chị làm sẵn hai chục ổ loại bán chạy nhất trước giờ vào ca.
• Cho những lúc hay vấp, chị viết một kế hoạch "nếu… thì…": "Nếu sáng mưa to, thì mình chỉ làm nửa mẻ và mang thêm túi ni lông."
• Khi khu nhà xưởng bên cạnh rủ chị nấu cơm trưa cho công nhân, chị bị kéo giữa tiền thêm và sức khoẻ, thời gian cho con. Lúc đó chị dùng 10/10/10 để gạt cái ngại từ chối, rồi viết ba điều mình coi trọng trong năm nay. Điều đứng đầu là "có buổi chiều đón con" — chị từ chối, và giới thiệu một người quen.

Năm khung, năm chỗ vướng khác nhau, không cái nào làm thay cái nào. Và phần lớn quyết định nhỏ khác trong tuần — mua bánh ở lò nào, xếp ổ nào lên trước — chị chẳng dùng khung gì, vì không cần.

Khi nào không cần khung nào

Khung ra quyết định có chi phí: thời gian, công sức, và đôi khi là cảm giác nặng nề khi mọi việc đều phải "phân tích". Có ba loại việc nên bỏ khung:

1. Việc nhỏ, dễ sửa. Ăn bún hay ăn phở, mặc áo xanh hay áo trắng. Chọn sai thì mai đổi. Câu chuyện quyết định đảo ngược được hay không được bàn kỹ ở wiki khác về phán đoán; ở đây chỉ cần nhớ: dễ sửa thì cứ chọn nhanh.
2. Việc lặp lại đã có quy tắc. Một khi đã viết "mỗi tối Chủ nhật soạn cặp cho cả tuần", không cần quyết lại mỗi tuần. Quy tắc chính là khung đã làm một lần.
3. Việc mà các phương án đều ổn. Khi đã thấy mọi đường đều chấp nhận được, phân tích thêm chỉ làm chậm. Chọn một, đi tiếp.

Ngược lại, có hai dấu hiệu cho thấy nên dừng lại lấy một khung ra: mình đã nghĩ đi nghĩ lại một chuyện quá mười lăm phút mà không tiến, hoặc lựa chọn sẽ ảnh hưởng tới người khác trong nhiều tháng.

Những khung "hàng xóm" ở chỗ khác

Một số công cụ quen thuộc không nằm trong danh mục này vì chúng thuộc chủ đề khác, nhưng nên biết chúng đứng ở đâu:

• Ma trận Eisenhower (gấp – quan trọng) dùng để sắp thứ tự việc, không phải để chọn giữa hai phương án; được bàn ở wiki về suy nghĩ.
• Bảng cân nhắc có trọng số và chuyện khi nào nên tin trực giác thuộc wiki về phán đoán.
• Pre-mortem — tưởng tượng kế hoạch đã thất bại rồi hỏi vì sao — thuộc wiki về tư duy ngược, và là họ hàng gần của bước "chuẩn bị cho khả năng sai" trong WRAP.
• Tung đồng xu để biết mình thật sự muốn gì nằm ở danh mục về do dự của chính wiki này.

Lỗi thường gặp khi dùng khung

• Dùng khung để trì hoãn. Lấy WRAP ra cho một việc lẽ ra năm phút đã xong là biến công cụ quyết định thành chỗ trốn quyết định. Đặt giờ trước: "mười lăm phút, rồi chốt".
• Đổi khung khi kết quả không vừa ý. Dùng 10/10/10 thấy nên từ chối, bèn chuyển sang "điều gì phải đúng" để tìm lý do nhận lời. Nếu thấy mình đang làm vậy, đó là dấu hiệu lòng mình đã chọn rồi; hãy hỏi thẳng mình vì sao.
• Dùng khung đúng tên nhưng sai chỗ vướng. Đang thiếu dữ kiện mà ngồi viết giá trị, hay đang ngại mà đi tìm thêm thông tin. Câu ba ở trên — "mình đang kẹt ở đâu" — tồn tại để tránh lỗi này.
• Làm khung trong đầu. Phần lớn khung chỉ phát huy khi viết ra, dù chỉ ba dòng trên điện thoại. Trong đầu, ta dễ nhảy cóc qua đúng bước khó chịu nhất.

Góc nhìn hôm nay: một tấm thẻ tra nhanh

Chép sáu dòng sau vào ghi chú điện thoại, đặt tên "Khi kẹt":

Thấy ít đường → còn cách nào khác?

Không biết thật giả → điều gì phải đúng, kiểm cái ngờ nhất.

Đang ngại → mười phút, mười tháng, mười năm.

Hai điều tốt kéo nhau → ba điều mình coi trọng, cái nào đứng đầu.

Biết mà không làm → nếu… thì…

Làm mãi không biết dừng → ngày nào xem lại, thấy gì thì thôi.

Trong tuần này, mỗi khi thấy mình phân vân quá mười lăm phút, mở tấm thẻ, tìm dòng khớp với chỗ đang kẹt và làm đúng dòng đó. Cuối tuần, đếm xem mình đã mở thẻ mấy lần và dòng nào dùng nhiều nhất. Dòng dùng nhiều nhất cho biết kiểu do dự quen thuộc của mình — và đó là khung đáng đọc kỹ nhất trong danh mục này.