Trước một quyết định có ảnh hưởng tới người khác, hãy vẽ vài vòng tròn lồng nhau: mình ở giữa, rồi tới người trong nhà, người ở gần, người ở xa và cả chính mình vài năm sau. Với mỗi người, ghi một dòng: họ được gì, mất gì, đã biết chưa. Việc này mất mười phút nhưng giúp ta thấy những người mình sắp quên, quyết định cần hỏi ai và chỉ cần báo cho ai.
Vì sao ta hay quên người chịu tác động
Khi cân nhắc một lựa chọn, ta thường nghĩ về nó từ phía mình: mình muốn gì, mình được gì. Người khác chỉ hiện ra khi họ đứng trước mặt. Những người không có mặt, không lên tiếng, hoặc chịu tác động muộn, rất dễ rơi khỏi tầm nhìn.
Hậu quả thường không phải là quyết định sai, mà là quyết định đúng nhưng làm mất lòng vì người liên quan bị đặt trước việc đã rồi. Nuôi một chú chó là quyết định của gia đình, nhưng nếu nhà ở chung cư thì hàng xóm chung tường cũng là người chịu tiếng sủa mỗi tối.
Trong quản trị, ý này có tên là phân tích các bên liên quan, gắn với nhà nghiên cứu quản trị R. Edward Freeman (sách năm 1984). Bài này không bàn chuyện doanh nghiệp; chỉ mượn ý tưởng để dùng cho quyết định cá nhân và gia đình.
Cách vẽ: năm vòng tròn
Lấy một tờ giấy, vẽ năm vòng tròn đồng tâm. Không cần đẹp, chỉ cần đủ chỗ ghi tên.
- Tâm: chính mình hôm nay. Mình được gì, mất gì ngay bây giờ.
- Vòng một: người sống cùng. Bố mẹ, vợ chồng, con, bạn cùng phòng.
- Vòng hai: người gặp hằng ngày. Hàng xóm, đồng nghiệp, bạn cùng lớp, nhóm bạn thân.
- Vòng ba: người ở xa hơn. Khu phố, câu lạc bộ, khách hàng, người dùng chung một con ngõ, một bãi đỗ xe.
- Vòng ngoài cùng: chính mình trong tương lai. Mình của một năm, năm năm sau sẽ sống với hệ quả này thế nào. Các khung có tên như quy tắc 10/10/10 bàn kỹ hơn về góc nhìn thời gian; ở đây chỉ cần ghi một dòng.
Với mỗi cái tên, ghi ba chữ ngắn: được, mất, biết chưa.
Ví dụ: tổ chức sinh nhật ở nhà cho con
Gia đình anh Minh ở một ngõ nhỏ tại Hải Phòng muốn làm sinh nhật mười tuổi cho con ở nhà, mời khoảng hai mươi bạn. Vẽ vòng tròn ra, họ có bảng sau.
| Vòng | Ai | Được | Mất | Đã biết chưa |
|---|---|---|---|---|
| Tâm | Bố mẹ | Con vui, đỡ chi phí thuê chỗ | Một ngày cuối tuần dọn dẹp | Có |
| Một | Con | Tiệc ở nhà, mời được bạn thân | Ít | Có |
| Một | Bà nội ở cùng | Gặp các cháu | Giấc ngủ trưa, nhà ồn | Chưa hỏi |
| Hai | Hàng xóm sát vách | Không | Tiếng ồn, xe đỗ trước cửa | Chưa |
| Ba | Người đi qua ngõ | Không | Ngõ chật vì xe phụ huynh | Chưa |
| Ngoài | Bố mẹ sau này | Kỷ niệm của con | Không đáng kể | – |
Nhìn bảng, quyết định không đổi: vẫn làm tiệc. Nhưng cách làm đổi: chọn khung giờ bốn đến sáu giờ chiều để không phạm vào giấc ngủ trưa của bà, sang báo hàng xóm trước một hôm, nhờ phụ huynh đỗ xe ở bãi đầu ngõ. Đó chính là lợi ích của việc vẽ vòng: ít khi đảo ngược quyết định, nhưng thường đổi được cách làm để giảm hệ quả xấu.
Hỏi ý, báo trước hay chỉ cần làm
Vẽ vòng không có nghĩa là phải xin phép tất cả mọi người. Người quyết đoán phân biệt rõ mức độ dính líu của từng người.
| Người đó chịu tác động | Nên làm gì |
|---|---|
| Lớn, kéo dài, khó tránh | Hỏi ý trước khi chốt. Ý kiến của họ có thể đổi quyết định. |
| Vừa phải, có thể giảm bớt | Báo trước và nói mình sẽ làm gì để giảm phiền. |
| Nhỏ, ngắn, ai cũng gặp | Cứ làm, giữ phép lịch sự thông thường. |
Lỗi hay gặp là đảo ngược hai dòng đầu: hỏi ý những người chỉ cần báo, nên kéo dài mãi không chốt; còn người lẽ ra phải hỏi thì chỉ được báo khi việc đã rồi.
Những người hay bị bỏ sót nhất
- Người ít nói trong nhà. Ông bà, đứa con út, người giúp việc. Họ chịu tác động nhưng ít khi tự lên tiếng.
- Người phải làm phần việc phát sinh. Quyết định đón khách về nhà ở một tuần thì ai nấu cơm, ai dọn phòng?
- Người dùng chung không gian. Hàng xóm chung tường, chung cầu thang, chung lối đi.
- Chính mình của sau này. Nhận lời làm trưởng nhóm hôm nay là nhận một khối việc kéo dài nhiều tháng.
Vẽ vòng mà không biến thành do dự
Có người vẽ vòng xong lại thấy lo hơn, vì quyết định nào cũng làm phiền ai đó. Cần nhớ: mục đích không phải là tìm một lựa chọn không ai chịu thiệt, vì lựa chọn đó hầu như không tồn tại. Mục đích là biết ai chịu thiệt để đối xử tử tế với họ: hỏi họ, báo họ, bù cho họ khi có thể.
Đặt giới hạn thời gian cho việc vẽ: mười phút với quyết định nhỏ, một buổi tối với quyết định lớn. Hết giờ thì chốt, sau đó dành sức cho việc nói chuyện với những người đã khoanh tròn.
Ví dụ thứ hai: nhóm bạn đổi lịch đá bóng
Vẽ vòng không chỉ dùng cho chuyện trong nhà. Một nhóm hai mươi người ở Đà Nẵng đá bóng tối thứ Bảy đã ba năm. Trưởng nhóm muốn dời sang sáng Chủ nhật vì sân rẻ hơn và trời mát. Nghe qua thì ai cũng được lợi.
Vẽ ra mới thấy khác. Vòng một là chính các thành viên: phần lớn được lợi, nhưng có hai người làm ca sáng Chủ nhật, đổi lịch là họ mất luôn chỗ trong đội. Vòng hai là gia đình các thành viên: sáng Chủ nhật vốn là lúc nhiều nhà đi chợ, về quê, đưa con đi học thêm. Vòng ba là chủ sân cũ, người đã giữ khung giờ cho nhóm suốt ba năm. Vòng ngoài là chính nhóm sau này: nếu mất hai người chơi lâu năm, không khí có còn như cũ?
Kết quả, trưởng nhóm không bỏ ý định, nhưng đổi cách chốt: hỏi riêng hai người làm ca trước khi đưa ra cả nhóm, báo chủ sân cũ trước một tháng, và thử lịch mới hai tháng rồi hỏi lại. Quyết định vẫn do một người chốt, chỉ là chốt sau khi đã nhìn đủ vòng.
Góc nhìn hôm nay: tập trong tuần này
Chọn một quyết định bạn đang định đưa ra trong tuần, có thể là chuyện nhỏ như đổi giờ tập thể dục buổi sáng hay mời bạn về nhà chơi. Vẽ năm vòng tròn, điền tên, rồi tự hỏi: có ai trong vòng một, vòng hai mà mình chưa nghĩ tới không? Có ai cần được hỏi chứ không chỉ được báo không?
Những quyết định chung của vợ chồng hay cả nhà có cách bàn riêng, như họp gia đình hay biểu quyết; vẽ vòng tròn chỉ là bước chuẩn bị để biết nên mời ai vào cuộc bàn đó.
Câu hỏi thường gặp
Vẽ vòng người liên quan là gì?
Là cách vẽ các vòng tròn lồng nhau quanh mình để liệt kê những người chịu tác động từ một quyết định: người sống cùng, người gặp hằng ngày, người ở xa hơn và chính mình trong tương lai. Với mỗi người ghi họ được gì, mất gì và đã biết chưa.
Có cần hỏi ý tất cả mọi người trước khi quyết định không?
Không. Chỉ cần hỏi ý người chịu tác động lớn và kéo dài. Người chịu tác động vừa phải thì nên báo trước, còn người chịu tác động nhỏ thì cứ làm với phép lịch sự thông thường.
Ai hay bị bỏ sót khi ra quyết định trong gia đình?
Thường là người ít nói như ông bà hay con nhỏ, người phải làm phần việc phát sinh, hàng xóm dùng chung không gian và chính mình của sau này. Họ chịu tác động nhưng ít khi tự lên tiếng.
Phân tích các bên liên quan là gì?
Là khái niệm trong quản trị, gắn với R. Edward Freeman, nhằm xác định mọi nhóm người chịu ảnh hưởng bởi một tổ chức hay một quyết định. Ý tưởng này có thể thu nhỏ để dùng cho quyết định cá nhân và gia đình.
Làm sao vẽ vòng mà không bị do dự thêm?
Đặt giới hạn thời gian cho việc vẽ, chẳng hạn mười phút với việc nhỏ. Mục đích là biết ai chịu thiệt để đối xử tử tế với họ, không phải tìm một lựa chọn không ai thiệt.
