Trong nhóm bạn hay câu lạc bộ, việc chốt nhanh hay chậm phụ thuộc nhiều nhất vào một câu hỏi ít ai hỏi: việc này ai được quyết. Khi không ai rõ, nhóm hoặc bàn mãi, hoặc để người nói to nhất tự chốt. Cách gỡ là phân vai trước: việc nào một người chốt, việc nào cần hỏi ý, việc nào cả nhóm cùng biểu quyết, và nói rõ điều đó trước khi bắt đầu bàn.
"Ai cũng được" nghĩa là chẳng ai chốt
Một nhóm bạn tám người ở TP. Hồ Chí Minh định đi Vũng Tàu cuối tuần. Ngày đi, giờ xuất phát, chỗ ở, đi xe gì, ăn ở đâu: năm câu hỏi, nhóm chat chạy hơn ba trăm tin nhắn trong hai ngày. Mỗi người góp một ý, không ai phản đối hẳn, cũng không ai chốt. Tối thứ Sáu vẫn chưa đặt phòng, giá đã lên.
Vấn đề không nằm ở chỗ nhóm bất đồng. Nhóm thiếu một thứ đơn giản hơn: quyền chốt. Khi quyền chốt không thuộc về ai, mọi ý kiến chỉ dừng ở mức gợi ý, và không ai dám biến gợi ý thành quyết định vì sợ bị coi là tự tiện.
Trong bất kỳ nhóm nào, mỗi quyết định thực ra cần trả lời bốn câu: ai đưa ra phương án, ai được hỏi ý, ai chốt, ai thực hiện. Bốn vai này có thể là bốn người khác nhau hoặc cùng một người. Điều quan trọng là cả nhóm biết.
Năm cách chốt và lúc nào dùng cách nào
Năm 1973, Victor Vroom và Philip Yetton đưa ra một mô hình giúp người dẫn dắt chọn mức độ cho nhóm tham gia vào quyết định, từ tự quyết đến để cả nhóm cùng quyết, tuỳ theo tính chất từng việc. Mô hình gốc viết cho người quản lý trong tổ chức, nhưng ý cốt lõi dùng được cho mọi nhóm: không có một cách chốt đúng cho mọi việc. Viết lại cho nhóm bạn và câu lạc bộ:
| Cách chốt | Làm thế nào | Hợp với | Rủi ro |
|---|---|---|---|
| Một người tự chốt | Người được giao quyết luôn, báo nhóm sau | Việc nhỏ, gấp, dễ sửa: gọi món, đặt giờ | Người khác thấy bị gạt nếu việc hoá ra lớn |
| Hỏi ý rồi một người chốt | Thu ý cả nhóm, người được giao cân nhắc rồi quyết | Việc vừa: chọn chỗ ở, lịch trình | Hỏi cho có, chốt theo ý mình từ trước |
| Biểu quyết đa số | Mỗi người một phiếu, nhiều phiếu thắng | Nhiều phương án ngang nhau, ai cũng chịu được | Nhóm thiểu số thấy bị bỏ lại |
| Đồng thuận | Bàn tới khi không ai phản đối | Việc ảnh hưởng tất cả, khó đảo ngược: góp quỹ lớn, đổi luật nhóm | Chậm, một người có thể giữ cả nhóm |
| Giao cho tiểu ban | Hai, ba người được trao quyền quyết thay nhóm | Việc cần nhiều thời gian tìm hiểu | Tiểu ban lệch ý số đông |
Lỗi phổ biến nhất là dùng đồng thuận cho việc nhỏ (cả nhóm bàn một tiếng chọn quán trà sữa) và một người tự chốt cho việc lớn (thủ quỹ tự quyết dùng quỹ lớp đặt một khoản cọc không hoàn lại).
Bốn câu hỏi để biết ai nên chốt
- Ai chịu hệ quả nhiều nhất? Người phải sống với kết quả nên có tiếng nói lớn. Chọn chỗ ở cho chuyến đi thì người có con nhỏ đi cùng nên được hỏi kỹ hơn.
- Ai có thông tin tốt nhất? Người từng đi, người rành giá, người biết đường thường chốt nhanh và đúng hơn cả nhóm bàn mò.
- Ai sẽ làm? Người bỏ công thực hiện mà không được chốt thì dễ làm cho xong. Cho họ quyền chốt phần mình làm.
- Có sửa được không? Việc dễ sửa thì giao một người cho nhanh. Việc khó sửa thì nên để nhiều người cùng cân nhắc. (Cách phân biệt quyết định đảo ngược được hay không được bàn kỹ ở wiki về phán đoán trong hệ này; ở đây chỉ dùng nó làm một câu hỏi.)
Một bảng phân vai mẫu cho chuyến đi của câu lạc bộ
Hình dung câu lạc bộ đạp xe ở Đà Nẵng, mười lăm thành viên, tổ chức chuyến đạp xe vòng bán đảo Sơn Trà và ra Hội An. Trước buổi bàn đầu tiên, chủ nhiệm gửi một bảng như sau:
| Việc | Ai đề xuất | Hỏi ý ai | Ai chốt | Cách chốt |
|---|---|---|---|---|
| Ngày đi | Chủ nhiệm đưa ba ngày | Cả câu lạc bộ | Cả câu lạc bộ | Mỗi người chọn mọi ngày mình đi được, ngày nhiều người nhất thắng |
| Cung đường | Trưởng đoàn đạp | Hai thành viên đạp lâu năm | Trưởng đoàn đạp | Hỏi ý rồi một người chốt |
| Chi phí, mức góp | Thủ quỹ | Cả câu lạc bộ | Cả câu lạc bộ | Đồng thuận, vì ảnh hưởng mọi người |
| Quán ăn trưa | Người phụ trách hậu cần | Không cần | Người phụ trách hậu cần | Một người tự chốt trong mức tiền đã duyệt |
| Hoãn vì thời tiết | Trưởng đoàn đạp | Chủ nhiệm | Trưởng đoàn đạp | Chốt trước 20 giờ tối hôm trước, theo tiêu chí định sẵn |
Bảng này mất mười phút để viết nhưng cắt được hàng trăm tin nhắn. Quan trọng hơn: khi trưởng đoàn chốt cung đường, không ai thấy bị qua mặt, vì từ đầu đã biết đó là phần việc của người ấy.
Người chốt cần giữ ba điều
Nói rõ đang hỏi ý hay đang biểu quyết
Câu "mọi người thấy sao?" có thể hiểu là xin ý để tham khảo, hoặc là mời biểu quyết. Khi người hỏi xong rồi chốt khác số đông, cả nhóm thấy bị lừa. Nói rõ từ đầu: "Mình hỏi ý để tham khảo, tối nay mình chốt" hoặc "Mình biểu quyết, nhiều phiếu thắng".
Có hạn chót
"Góp ý tới 21 giờ, 21 giờ 30 mình chốt." Hạn chót làm người ngại nói biết phải nói lúc nào, và giải phóng người chốt khỏi việc chờ thêm một ý kiến nữa.
Chốt xong thì báo, kèm một câu lý do
"Chốt khởi hành 5 giờ 30 vì muốn qua đèo trước nắng." Một câu lý do giúp người không được như ý vẫn hiểu và dễ theo.
Khi quyền chốt bị lạm dụng hoặc bị né
- Chốt luôn phần của người khác: thủ quỹ chốt cả cung đường vì "đằng nào mình cũng trả tiền". Bảng phân vai là thứ để chỉ vào khi chuyện này xảy ra.
- Có quyền mà không chốt: người được giao cứ đẩy lại cho nhóm. Nếu người đó không muốn giữ vai, nên trao cho người khác thay vì để trống.
- Một người luôn giữ mọi vai: nhóm phụ thuộc, người đó kiệt sức. Xoay vòng các vai chốt việc nhỏ là cách tốt để nhiều người tập quyết.
- Phủ quyết ngầm: không ai được giao, nhưng một người không đồng ý là cả nhóm dừng. Nếu nhóm chọn đồng thuận, hãy nói rõ; nếu không, ý của mỗi người là một phiếu.
Góc nhìn hôm nay
Trong quản lý dự án có những bảng phân vai có tên riêng, nổi tiếng nhất là RACI (người làm, người chịu trách nhiệm cuối, người được hỏi ý, người được báo). Nhóm bạn không cần thuật ngữ đó. Chỉ cần một tin nhắn ghim đầu nhóm chat, liệt kê việc nào ai chốt.
Thử trong tuần này: chọn một việc nhóm đang bàn dở, nhắn một câu: "Việc này mình đề xuất bạn X chốt, mọi người góp ý tới tối mai." Nếu không ai phản đối, nhóm vừa có một người chốt. Thường thì không ai phản đối, vì ai cũng đã mệt với việc bàn mãi.
Câu hỏi thường gặp
Trong nhóm bạn, ai nên là người chốt quyết định?
Người chịu hệ quả nhiều nhất, có thông tin tốt nhất hoặc sẽ trực tiếp làm việc đó. Việc nhỏ, dễ sửa có thể giao một người; việc lớn, ảnh hưởng mọi người nên để cả nhóm biểu quyết hoặc đồng thuận.
Biểu quyết đa số và đồng thuận khác nhau thế nào?
Biểu quyết đa số là phương án nhiều phiếu nhất thắng, nhanh nhưng nhóm thiểu số có thể thấy bị bỏ lại. Đồng thuận là bàn tới khi không ai phản đối, chậm hơn nhưng hợp với việc khó đảo ngược và ảnh hưởng tất cả.
Làm sao nhóm chat bớt bàn mãi không chốt?
Phân vai rõ từ đầu: việc nào ai chốt, cách chốt là gì. Đặt hạn chót góp ý, và người chốt báo kết quả kèm một câu lý do. Một tin nhắn ghim liệt kê vai trò là đủ cho nhóm nhỏ.
Mô hình Vroom – Yetton là gì?
Đó là mô hình do Victor Vroom và Philip Yetton đưa ra năm 1973, giúp người dẫn dắt chọn mức độ cho nhóm tham gia vào quyết định, từ tự quyết, hỏi ý rồi quyết, đến để cả nhóm cùng quyết, tuỳ tính chất từng việc.
Người chốt có cần giải thích quyết định không?
Nên có một câu lý do ngắn. Nó giúp người không được như ý vẫn hiểu và dễ đồng hành, đồng thời cho nhóm biết người chốt đã cân nhắc các ý đã góp.
