Kỹ thuật nhóm danh nghĩa (nominal group technique) là cách bàn bạc trong đó mọi người viết ý kiến riêng ra giấy trước, rồi mới lần lượt đọc lên, làm rõ và chấm điểm để chốt. Andre Delbecq và Andrew Van de Ven mô tả quy trình này năm 1971. Nó giúp nhóm thu được nhiều ý hơn, tránh cảnh người nói to át người ít nói, và chốt được thứ tự ưu tiên chỉ trong một buổi.
Vì sao gọi là "danh nghĩa"
Chữ "nominal" ở đây nghĩa là "chỉ trên danh nghĩa". Trong giai đoạn đầu, các thành viên ngồi cùng phòng nhưng làm việc riêng, không trao đổi. Họ là một nhóm trên danh nghĩa, còn thực chất là nhiều người suy nghĩ độc lập. Chỉ sau khi ý kiến đã được viết ra, nhóm mới thật sự làm việc như một nhóm.
Delbecq và Van de Ven trình bày quy trình trong một bài trên tạp chí Journal of Applied Behavioral Science năm 1971, ban đầu để giúp các cơ quan xác định vấn đề và lập kế hoạch chương trình có sự tham gia của người dân. Năm 1975, cùng David Gustafson, hai ông viết cuốn sách Group Techniques for Program Planning, so sánh kỹ thuật này với phương pháp Delphi và cách bàn bạc thông thường.
Vấn đề mà kỹ thuật này giải quyết
Ai từng họp lớp, họp câu lạc bộ đều quen cảnh: hai, ba người nói nhiều, phần còn lại gật hoặc lướt điện thoại. Ý đầu tiên được nêu ra thường thành trung tâm, các ý sau chỉ xoay quanh nó. Cuối buổi, nhóm chốt một việc mà nhiều người có ý hay hơn nhưng chưa kịp nói.
Nghiên cứu về động não (brainstorming) chỉ ra một nguyên nhân cụ thể. Năm 1987, hai nhà tâm lý học Michael Diehl và Wolfgang Stroebe so sánh nhóm động não nói chuyện trực tiếp với nhóm "danh nghĩa", tức cùng số người làm riêng rồi gộp ý. Nhóm danh nghĩa cho ra nhiều ý hơn rõ rệt. Hai ông chỉ ra thủ phạm chính là tắc nghẽn lượt nói: trong lúc chờ đến lượt, người ta quên ý của mình, hoặc tự bỏ vì thấy không còn hợp mạch bàn.
Ngoài ra còn những lực kéo quen thuộc khác: ngại bị chê ý ngớ ngẩn, nể người lớn tuổi hoặc người có chức, và xu hướng đi theo ý đã được nhiều người khen. Viết trước là cách đơn giản nhất để chặn cả mấy lực kéo đó.
Bốn bước chuẩn
Quy trình gốc có bốn bước. Một buổi cho nhóm năm đến chín người thường mất từ sáu mươi đến chín mươi phút.
| Bước | Làm gì | Thời gian gợi ý | Luật chính |
|---|---|---|---|
| 1. Viết riêng trong im lặng | Mỗi người ghi càng nhiều ý càng tốt cho câu hỏi chung | 5–10 phút | Không nói chuyện, không xem giấy người khác |
| 2. Đọc vòng tròn | Lần lượt mỗi người đọc một ý, người ghi chép chép lên bảng, quay vòng tới khi hết | 15–25 phút | Chưa bình luận, chưa chê khen; ý trùng thì gộp |
| 3. Làm rõ | Đi qua từng ý trên bảng, hỏi cho hiểu, gộp ý gần nhau | 15–20 phút | Hỏi để hiểu, không để bác |
| 4. Chấm điểm riêng | Mỗi người chọn và xếp hạng vài ý mình thấy quan trọng nhất, nộp riêng; cộng điểm | 10–15 phút | Chấm kín, không biểu quyết giơ tay |
Câu hỏi đầu vào quyết định chất lượng
Câu hỏi phải cụ thể và mở. "Mọi người thấy câu lạc bộ thế nào?" quá rộng. "Những việc gì làm thành viên mới bỏ sinh hoạt sau tháng đầu?" thì ai cũng viết ra được vài ý.
Cách chấm đơn giản
Một cách hay dùng: mỗi người chọn năm ý quan trọng nhất, cho năm điểm ý số một, bốn điểm ý số hai, cứ thế xuống một điểm. Cộng tổng, ý điểm cao nhất lên đầu. Nếu hai ý sát điểm, có thể bàn thêm mười phút rồi chấm lại một vòng.
Một buổi mẫu: câu lạc bộ sinh viên ở Huế
Hình dung ban chủ nhiệm một câu lạc bộ tình nguyện ở Huế, bảy người, cần chọn hai hoạt động chính cho học kỳ sau. Họp kiểu thường thì chủ nhiệm nói trước: "Mình nghĩ nên giữ lớp học tình thương và thêm một đợt dọn rác bờ sông Hương." Năm phút sau, cả nhóm đã bàn chi tiết lớp học tình thương, không ai nhắc tới ý khác.
Làm theo nhóm danh nghĩa: chủ nhiệm nêu câu hỏi "Học kỳ sau, hoạt động nào giúp được nhiều người nhất với sức của bảy người?", rồi im lặng cùng mọi người viết. Đọc vòng tròn ra mười bốn ý. Có những ý chưa ai từng nói to: một bạn năm nhất đề nghị kèm tiếng Anh online cho học sinh vùng xa vì đỡ chi phí đi lại; một bạn khác gợi ý phối hợp với một nhà văn hoá phường sẵn có chỗ. Sau khi gộp và làm rõ còn chín ý, chấm điểm kín ra hai ý dẫn đầu. Lớp học tình thương vẫn có mặt, nhưng xếp thứ ba.
Kết quả không phải lúc nào cũng khác ý của trưởng nhóm. Nhưng dù giống, cả nhóm biết đó là lựa chọn đã so với các ý khác, và người năm nhất biết ý của mình đã được nghe.
Biến thể: viết thay nói
Từ ý tưởng "viết trước, nói sau" có nhiều biến thể dễ dùng:
- Viết ý luân chuyển (brainwriting): mỗi người viết vài ý lên một tờ giấy, chuyền tờ giấy cho người bên cạnh để họ viết tiếp, phát triển từ ý có sẵn. Dạng nổi tiếng là "6-3-5": sáu người, mỗi người ba ý, năm phút một lượt, do Bernd Rohrbach mô tả cuối thập niên 1960.
- Giấy dán: ai cũng viết ý lên giấy dán, dán lên tường, cả nhóm cùng xếp các tờ thành cụm.
- Biểu mẫu trực tuyến: với nhóm làm việc từ xa, gửi một biểu mẫu ẩn danh trong mười phút, rồi mới vào cuộc gọi.
- Chấm bằng chấm tròn: mỗi người có ba chấm dán, dán vào ý mình chọn. Nhanh nhưng dễ bị ảnh hưởng vì nhìn thấy người khác dán đâu; muốn kín thì cho chấm cùng lúc hoặc chấm trên giấy riêng.
Khi nào dùng, khi nào không
| Hợp | Không hợp |
|---|---|
| Cần nhiều ý, nhiều góc nhìn | Việc gấp phải chốt trong vài phút |
| Nhóm có chênh lệch vai vế, tuổi tác | Chỉ có hai phương án rõ ràng, cần cân nhắc kỹ chứ không cần thêm ý |
| Cần xếp thứ tự ưu tiên nhiều việc | Vấn đề cần một chuyên gia trả lời, không cần ý số đông |
| Nhóm có người rất ngại nói | Nhóm đang mâu thuẫn sâu, cần người hoà giải trước |
Một giới hạn hay bị bỏ qua: quy trình tạo cảm giác "đã khoa học", trong khi điểm số chỉ phản ánh ý kiến của những người có mặt. Nếu nhóm thiếu người hiểu vấn đề, cộng điểm cẩn thận đến mấy cũng chỉ cho ra trung bình của những hiểu biết còn thiếu.
Góc nhìn hôm nay: bản rút gọn mười phút
Không phải buổi họp nào cũng cần đủ bốn bước. Bản rút gọn dùng được ngay cả trong một cuộc họp lớp ngắn:
- Nêu câu hỏi, cho hai phút mỗi người ghi ba ý vào điện thoại hoặc giấy.
- Mỗi người đọc một ý tốt nhất của mình, người ghi chép chép lên bảng.
- Mỗi người chọn hai ý mình thích nhất, giơ tay cùng lúc theo hiệu lệnh, hoặc ghi ra giấy.
- Bàn sâu hai ý dẫn đầu rồi chốt.
Luật duy nhất cần giữ: người có uy tín nhất không nói ý mình trước bước 2. Chỉ riêng quy tắc đó đã đổi được cách cả buổi diễn ra.
Muốn tìm hiểu sâu, cuốn sách năm 1975 của Delbecq, Van de Ven và Gustafson vẫn là nguồn gốc. Trong danh mục này, bài về phương pháp Delphi trình bày một họ hàng gần của kỹ thuật này, dùng cho chuyên gia ở xa nhau.
Câu hỏi thường gặp
Kỹ thuật nhóm danh nghĩa là gì?
Đó là cách ra quyết định trong nhóm, trong đó từng người viết ý riêng trước, rồi lần lượt đọc lên, làm rõ và chấm điểm kín để xếp thứ tự ưu tiên. Andre Delbecq và Andrew Van de Ven mô tả quy trình này năm 1971.
Kỹ thuật nhóm danh nghĩa có mấy bước?
Bốn bước: viết riêng trong im lặng, đọc ý theo vòng tròn để ghi lên bảng, thảo luận làm rõ từng ý, và chấm điểm hoặc xếp hạng kín. Một buổi chuẩn mất khoảng sáu mươi đến chín mươi phút.
Vì sao viết trước lại tốt hơn động não thông thường?
Khi bàn trực tiếp, người ta phải chờ lượt nói nên quên ý, ngại bị chê, và dễ chạy theo ý đầu tiên. Nghiên cứu của Diehl và Stroebe (1987) cho thấy nhóm làm riêng rồi gộp ý cho nhiều ý hơn nhóm động não nói chuyện trực tiếp.
Kỹ thuật nhóm danh nghĩa khác Delphi thế nào?
Nhóm danh nghĩa họp mặt trực tiếp, các thành viên biết nhau và có bước thảo luận chung. Delphi hỏi chuyên gia qua nhiều vòng bảng hỏi, giấu tên, không cho họ gặp nhau, phù hợp khi người tham gia ở xa hoặc chênh lệch uy tín lớn.
Có cách làm nhanh hơn không?
Có. Cho mỗi người hai phút ghi ba ý, mỗi người đọc một ý tốt nhất, rồi chọn hai ý được ưa nhất để bàn sâu. Điều cốt lõi là người có uy tín nhất không nói ý mình trước khi mọi người đã nêu ý.
