Khi nhiều việc gấp cùng ập tới, hãy dành năm phút đầu để sắp thứ tự thay vì lao vào việc đầu tiên trước mặt: một phút viết hết ra, ba phút xếp theo bốn câu hỏi (an toàn, không đảo ngược được, đang có người chờ, làm xong trong hai phút), một phút báo cho những người sẽ phải chờ. Năm phút ấy thường tiết kiệm được cả giờ chạy vòng vòng và tránh bỏ sót đúng việc nghiêm trọng nhất.
Một buổi sáng tệ
Bảy giờ sáng thứ hai. Con thức dậy hơi sốt, chưa biết có đi học được không. Xe máy xịt lốp. Sếp nhắn: họp đột xuất lúc 8 giờ 30. Bản báo cáo phải gửi khách trước 10 giờ còn thiếu một bảng số liệu. Mẹ gọi nhờ chở đi tái khám lúc 9 giờ, quên chưa nói từ tuần trước. Bình nước nóng nhà tắm đang rỉ nước.
Ai từng có một buổi sáng kiểu này đều biết cảm giác: đầu nhảy từ việc này sang việc kia, cầm điện thoại định gọi người này lại nhớ ra việc khác, mười lăm phút trôi qua mà chưa xong việc nào. Vấn đề không phải thiếu sức, mà thiếu một thứ tự.
Bước 1 — Một phút: viết hết ra
Không sắp xếp, không đánh giá, chỉ viết. Trên giấy, trên ghi chú điện thoại, đâu cũng được. Lý do rất đơn giản: đầu óc đang căng thì giữ nhiều việc cùng lúc rất kém. Mỗi việc chưa được viết ra cứ chiếm một chỗ trong đầu và chen ngang khi ta đang nghĩ việc khác. Viết ra là giải phóng chỗ.
Bước 2 — Ba phút: xếp theo bốn câu hỏi
Đi lần lượt từng câu hỏi, theo đúng thứ tự này:
Câu 1: Việc nào liên quan đến an toàn, sức khoẻ của người?
Việc này luôn đứng đầu. Trong ví dụ trên: con bị sốt. Không cần xử lý xong ngay, nhưng phải quyết trước: có cho con đi học không, ai ở nhà với con, có cần đưa đi khám không. Nếu có dấu hiệu nặng hay bất thường, gọi bác sĩ hoặc gọi 115 và làm theo hướng dẫn của nhân viên y tế. Bình nước nóng rỉ nước cũng thuộc nhóm này nếu có nguy cơ điện — ngắt aptomat trước, sửa sau.
Câu 2: Việc nào có hạn cứng hoặc không làm lại được?
Lịch tái khám của mẹ có giờ hẹn với bác sĩ. Báo cáo gửi khách có hạn 10 giờ. Đây là những việc mà trễ là mất, hoặc rất khó sửa. Với mỗi việc, hỏi tiếp: mình có phải là người duy nhất làm được không?
Câu 3: Việc nào đang có người khác chờ?
Cuộc họp lúc 8 giờ 30 có cả nhóm chờ. Một việc đang chặn người khác thì trễ một phút là trễ nhân với số người. Thường chỉ cần báo cho họ biết tình hình là đã giải quyết được nửa vấn đề.
Câu 4: Việc nào làm xong trong hai phút?
David Allen, trong cuốn Getting Things Done xuất bản năm 2001, đưa ra quy tắc hai phút: việc gì làm xong trong chưa đầy hai phút thì làm luôn, vì ghi lại để làm sau còn tốn công hơn. Nhắn tin xin phép cô giáo cho con nghỉ, nhắn tiệm sửa xe, nhắn sếp — mỗi việc chưa đến một phút.
Ma trận Eisenhower, chia việc theo hai trục gấp và quan trọng, là công cụ hữu ích để lên kế hoạch tuần. Nhưng khi chỉ có năm phút và mọi thứ đều "gấp", bốn câu hỏi trên nhanh hơn và cụ thể hơn.
Bước 3 — Một phút: báo cho người sẽ phải chờ
Đây là bước hay bị bỏ qua nhất, và cũng là bước có lợi nhất. Phần lớn rắc rối của một buổi sáng hỗn loạn không đến từ việc trễ, mà từ việc người khác không biết mình trễ. Một tin nhắn ngắn biến một sự cố thành một thay đổi lịch bình thường:
- "Em có việc nhà đột xuất, xin vào họp lúc 8 giờ 45, em đã xem tài liệu trước rồi ạ."
- "Anh ơi, báo cáo em gửi lúc 10 giờ, bảng số liệu cuối em bổ sung trước 11 giờ được không ạ?"
Kết quả sắp xếp của buổi sáng ví dụ
| Thứ tự | Việc | Cách xử lý | Lý do |
|---|---|---|---|
| 1 | Bình nước nóng rỉ nước | Ngắt aptomat, khoá van nước | An toàn điện, làm trong một phút |
| 2 | Con sốt | Đo nhiệt độ, quyết cho nghỉ học, nhắn cô giáo; theo dõi, gọi bác sĩ nếu có dấu hiệu bất thường | Sức khoẻ người thân |
| 3 | Họp 8 giờ 30 | Nhắn sếp xin vào muộn hoặc họp qua điện thoại | Có người chờ, chỉ cần báo |
| 4 | Chở mẹ tái khám 9 giờ | Gọi người nhà khác chở, hoặc đặt xe cho mẹ | Hạn cứng nhưng có người khác làm được |
| 5 | Báo cáo trước 10 giờ | Gửi bản hiện có đúng giờ, báo bổ sung bảng cuối | Hạn cứng, mình là người duy nhất làm được |
| 6 | Xe xịt lốp | Đi xe ôm công nghệ, sửa xe chiều nay | Không gấp nếu có cách đi khác |
Để ý: chiếc xe xịt lốp — thứ gây bực mình nhất và đập vào mắt đầu tiên — lại xếp cuối. Rất nhiều người sẽ dành hai mươi phút đầu tiên để dắt xe đi vá, chỉ vì nó là việc nằm ngay trước mặt.
Ba cái bẫy khi sắp thứ tự
Làm việc dễ trước cho "nhẹ đầu"
Quy tắc hai phút khác với việc chọn làm cái dễ. Dọn bàn, trả lời tin nhắn không quan trọng cho cảm giác đã làm được gì đó, nhưng đẩy lùi việc thật sự cần làm.
Ôm hết vào mình
Khi hoảng, ta hay quên rằng nhiều việc có người khác làm được. Câu hỏi "mình có phải là người duy nhất làm được không" giải phóng rất nhiều việc. Người nhà, đồng nghiệp, dịch vụ đều là những lựa chọn.
Làm song song mọi thứ
Vừa gọi điện vừa sửa báo cáo vừa dỗ con. Kết quả thường là mỗi việc hỏng một chút. Khi đã có thứ tự, làm trọn từng việc, hoặc ít nhất làm trọn từng bước của mỗi việc.
Khi chỉ có ba mươi giây
Có lúc không có cả năm phút. Khi đó, chỉ giữ câu hỏi thứ nhất: "Có ai đang gặp nguy hiểm không?" Nếu có, xử lý đúng việc đó, mọi thứ khác chờ. Nếu không, bạn có quyền dừng lại năm phút để sắp xếp, dù cảm giác bên trong đang hét lên rằng phải làm ngay.
Thử trong tuần này
Viết bốn câu hỏi lên một tờ giấy nhỏ, dán ở góc màn hình hoặc mặt sau ốp điện thoại: An toàn? Hạn cứng? Có người chờ? Hai phút? Lần tới khi thấy mình đang luống cuống giữa ba bốn việc, lấy giấy ra và đi lần lượt từng câu. Chỉ cần một lần thấy hiệu quả, bạn sẽ dùng nó mãi.
Câu hỏi thường gặp
Nhiều việc gấp cùng lúc thì nên làm việc nào trước?
Ưu tiên việc liên quan đến an toàn và sức khoẻ của người, rồi đến việc có hạn cứng hoặc không làm lại được, sau đó là việc đang có người khác chờ. Những việc làm xong trong hai phút thì làm luôn để khỏi chiếm chỗ trong đầu.
Quy tắc hai phút là gì?
Đây là quy tắc của David Allen trong cuốn Getting Things Done (2001): việc gì làm xong trong chưa đầy hai phút thì làm ngay. Lý do là ghi lại để làm sau còn tốn công hơn chính việc đó.
Có nên dùng ma trận Eisenhower khi đang gấp?
Ma trận Eisenhower hữu ích để lên kế hoạch tuần, nhưng khi chỉ có vài phút và mọi thứ đều có vẻ gấp, bốn câu hỏi an toàn, hạn cứng, có người chờ và hai phút cho kết quả nhanh và cụ thể hơn.
Vì sao nên báo cho người khác khi mình sẽ trễ?
Phần lớn rắc rối đến từ việc người khác không biết mình trễ chứ không phải từ việc trễ. Một tin nhắn ngắn kèm mốc thời gian mới biến sự cố thành một thay đổi lịch bình thường.
Khi hoảng vì quá nhiều việc thì làm sao bình tĩnh lại?
Viết hết các việc ra giấy để đầu óc không phải giữ cùng lúc, rồi đi lần lượt từng câu hỏi ưu tiên. Nếu không có ai gặp nguy hiểm, bạn hoàn toàn có thể dành năm phút để sắp xếp trước khi bắt tay vào làm.
